개인정보위, 인사·노무 업무 시 개인정보 보호 가이드라인 발표
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개인정보위, 인사·노무 업무 시 개인정보 보호 가이드라인 발표
  • 곽중희 기자
  • 승인 2023.02.01 10:19
  • 댓글 0
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개인정보보호위원회가 고용노동부와 함께 개정된 ‘개인정보 보호 가이드라인(인사·노무편)’을 발표했다.

이번 가이드라인은 디지털 장치를 이용한 근로자 개인정보 처리 증가와 관련해, 개인정보 보호 수준을 제고하기 위해 산업계·시민 단체 협의 및 전문가 자문 등을 거쳐 근로 관계 전반에 걸쳐 개인정보 보호에 필요한 사항을 안내하고 있으며, 폐쇄회로 텔레비전(CCTV) 및 위치·생체 정보 처리 장치 등 디지털 장치 도입 시 준수 사항도 알려준다.

다음은 인사·노무 업무인 채용 준비, 채용 결정, 고용 유지, 고용 종료 4단계에서의 각 단계별 개인정보 업무 처리 준수 사항이다.

첫째, 채용 준비 단계에서는 개인정보를 최소한으로 수집해 안전하게 관리하기 위한 계획을 수립하고, 채용 절차법 제4조의3(출신 지역 등 개인정보 요구 금지) 구인자는 구직자에 대해 그 직무의 수행에 필요하지 아니한 다음 각 호의 정보를 기초 심사 자료에 기재하도록 요구하거나 입증 자료로 수집해서는 안된다.

채용 전형 시, 입사 지원자가 불필요한 개인정보를 제출하지 않도록 사전에 안내해 최소한의 개인정보 처리를 하며, 합격 여부는 당사자에게 직접 통보해 불필요한 노출을 방지하고, 홈페이지를 통한 통보는 비밀번호 등으로 본인 확인 후 실시해야 한다.

채용 여부 확정 후, 채용 서류는 반환하거나 온라인 제출로 반환이 어려운 경우 등에는 지체없이 파기하는 한편, 채용 시험 점수의 열람 요청 시 특별한 사정이 없는 한 열람을 허용해야 한다. 면접 과정·내용 등 공개에 따라 공정한 업무 수행이 현저히 곤란한 사항은 비공개 대상이 될 수 있다.

인공지능(AI) 등 완전히 자동화된 시스템으로 채용 전형 진행할 시, 정보 주체가 요구하는 경우 해당 시스템에 의한 결정에 대해 채용 담당자 등이 검토해 검토 결과를 설명하도록 했다.

둘째, 채용 결정 단계에서는 근로자 명부, 임금 대장 등 법령상 의무 준수를 위해 필요한 경우 해당 법령 근거를 안내하고 개인정보를 수집해야 한다. 인사 발령, 교육, 복리 후생,연봉 계약,근무 성적 평가 등 근로 계약 체결·이행을 위해 필요한 최소한의 개인정보를 수집하고, 법령 준수 및 단체 협약·취업 규칙·근로 계약 체결·이행에 필요한 개인정보 이외의 수집은 개인정보 최소 수집 원칙에 위배될 소지가 있기에 주의해야 한다.

셋째, 고용 유지 단계에서는 근로자의 개인정보를 공개하려는 경우 원칙적으로 근로자 동의를 받아야 하며, 급여 등 개인정보 처리 위탁 시 교육·감독 등을 철저히 해야 한다. 영업 양도·합병 등으로 근로자 개인정보 이전 시, 이전 사실, 받는 자의 연락처, 이전을 원하지 않는 경우 조치 방법 등을 알려야 한다.

또한 디지털 장치 도입 시에는 근로자 등 이해 관계자에게 디지털 장치 도입 목적과 개인정보 처리 내용 등을 설명한 후 의견을 청취하고, 노사협의회가 설치된 경우 노사 협의를 해야 한다. 또한 근로조건별 복무 관리 등 법령상 의무 준수 및 근로 계약 이행 등에 필요한 최소한의 범위 내에서 개인정보를 수집·이용해야 한다.

폐쇄회로 텔레비전 촬영 범위 조정 등으로 개인정보 수집을 최소한으로 하고, 디지털 장치를 대체할 수 있는 수단을 마련하고, 출입 통제 목적 지문 인식 기기 도입 시, 지문 인식을 대체할 수 있는 출입증 등을 구비해야 한다.

넷째, 고용 종료 단계에서는 퇴직으로 인해 개인정보가 불필요하게 된 경우 원칙적으로 복구 또는 재생되지 않는 방법으로 지체 없이 파기하고, 경력증명서 발급을 위한 개인정보는 보유 기간을 공식적으로 정해 개인정보처리방침에 작성·공개하며 인사 정책 수립 목적으로 퇴직자 인사 정보가 필요한 경우, 익명 또는 가명 처리 후 통계 등의 형태로 이용해야 한다.

개인정보위 및 고용노동부는 인사·노무 업무담당자 등이 현장에서 지침(가이드라인)을 적극적으로 활용할 수 있도록 개인정보위·고용노동부 홈페이지, 개인정보보호포털 등에 공개하고 온·오프라인 교육과 홍보를 병행해 나갈 예정이다.


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